Организация и проведение корпоративных мероприятий.

Из чего складывается процесс по организации мероприятия? Поиск подрядчиков, согласование концепции, бюджета, формата, количества гостей, требований к площадке и т.д. Все это время организаторов греет только одна мысль – рано или поздно наступит дата мероприятия, когда все уже будет согласовано и бюджет из предварительного превратится в окончательный.

Помните, заказчику не нужно знать все. Утверждая корпоративные праздники, не стремитесь открыть карты. По возможности, упростите ваш рассказ, говорите только о главном. Простой проект утвердить проще. Кроме того, если главная идея не устраивает заказчика, проработка деталей бессмысленна. Наличие деталей дразнит любого руководителя,  который волей-неволей захочет проявить свой организаторский талант и что-то изменить или добавить. Если общая идея проекта нравится заказчику и вашим коллегам, не портите атмосферу всеобщего единства. Оставьте детали себе. Проработанный от и до сценарий выглядит солидней, но стоит найти одно-два несоответствия и вас обвинят в непрофессионализме. Если документ лаконичен, исключить недоработки проще. Но не забывайте, вы должны быть готовы ответить на любой самый каверзный вопрос.

Есть несколько советов, как лучше преподнести ваш проект руководству. Планируете корпоративный отдых шотландском стиле? Захватите бутылку хорошего виски! Иными словами визуализируйте концепцию. Купите  ли вы автомобиль, если вам предварительно не дадут на нем поездить? Нет! Так и с мероприятиями. Одних фотографий не достаточно.

Помните, мероприятие началось уже с момента презентации. Покажите, как будет проходить регистрация гостей, пусть шаржист тут же нарисует портрет руководителя, дайте заказчику что-то потрогать, например – образцы приглашений, костюмы артистов, покажите панорамную модель зала. Дайте заказчику почувствовать себя на празднике!

 Включите руководителя в процесс доработки концепции. Спросите небольшого совета. Теперь руководитель компании-клиента идентифицирует ваши идеи со своими и с меньшей вероятностью станет критиковать их.

Есть множество других «фокусов». Например, объявить дресс-код для участников презентации, одеться как единая команда! Хорошо, если эти цвета буду продолжением концепции. 

Идея всех вышеперечисленных рекомендаций сводится к тому, что мероприятие должно начаться на стадии переговоров, а в комнате должен витать дух приключений и игры.