Интранет - это компьютерная сеть с надлежащим программным обеспечением, с помощью которой сотрудники организации обмениваются служебной информацией, документами, совместно их используют. Одним словом, программа осуществляет документооборот на предприятии, обеспечивая надлежащее делопроизводство.
Интранет основан на использовании технологий Интернета для частных локальных сетей коммерческих компаний. Нынешнее программное обеспечение для сетей интранета охватывает модули координации корпоративной работы и управления документами. Данные системы основываются на поддержке совместной работы, а задачи формализации потока работ и архивирования документов опускаются или решаются в усеченном виде.
Основные преимущества системы интранет в электронном документообороте заключаются в следующем:
- прекрасно работает с операционными системами Windows и Unix;
- нет необходимости приобретать дорогостоящую операционную систему и систему управления базой данных;
- при работе в интранете используется стандартный браузер, который легко устанавливается на компьютере;
- сеть интранет не требует строжайшей формализации рабочих процедур, которые используют другие системы организации делопроизводства на предприятии;
- вся работа и хранение информации производятся в стандартных программах, например, MS Word, MS Power Point, MS Excel, Adobe Acrobat и т.д.
Интранет используют в компаниях, где численность штата начинается от десяти человек. Соответственно, чем больше масштаб предприятия, тем лучший эффект даёт внедрение корпоративного портала. Интранет сокращает затраты на документы из бумаги и их поиск в базе данных. Если предприятие большое по территориальному масштабу, то система сократит расходы на командировки и телефонные переговоры между сотрудниками. Введение интранета на предприятии стимулирует между работниками обмен информацией.
После установки интранета на предприятии сотрудникам не понадобится много времени, чтобы освоить компьютерную сеть. Однако не стоит забывать, что корпоративный портал требует наличия администратора системы. Им может быть любой пользователь с достаточным опытом работы с компьютером. Если же компания собирается решать серьёзные задачи при помощи интранета, то здесь уже необходимо привлечение сетевого администратора. Кстати, специализированный сервер для пользования интранетом не нужен. Его может заметить один из сетевых компьютеров на платформе Windows.
